Menerima tamu yang baik

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.

Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

Tamu Menurut Kepentingannya
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.

Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

a.   Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan 
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu. Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

b.   Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

c.   Tamu yang ingin membeli barang
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran.Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian.Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

Tamu Aparat Pemerintah

a)    Yang Bersifat Kunjungan Rutin          Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi.Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas.Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

b)    Yang Bersifat Kunjungan Khusus
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol.Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan.Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan.Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri.Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan.Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar.Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan. 

c)     Tamu-Tamu Teman Pimpinan
Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut.Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting. Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang.Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang.Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

Tata cara menerima tamu kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik.

Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor. 

1.  Sambut Dengan Tulus 
       a. Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua
           kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura
           tulus.        
       b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
           Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang
           berkunjung.
       c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita
           menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan. 

2. Cara Duduk
      a.  Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu
           untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
      b.  Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,
           barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

3.  Janji Temu 
      a.  Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak
           perlu lagi menanyakan hal tersebut.
      b.  Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan
           langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
      c.  Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan
           terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah
           pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
      d.  Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang
           harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan. 

4.  Perlakuan Baik 
      a.  Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya
           untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.
      b.  Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan
           baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5.  Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar. 

tata cara menolak tamu kantor

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya :

a.   Titip Pesan Pada Orang Lain 
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya. 

b.   Selesaikan Via Telepon 
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang. 

c.   Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh 
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu. 

d.  Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan? 

e.   Jangan Ajak ke Ruangan 
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.

sumber : http://ghesa123.weebly.com