1.Tujuan Kearsipan
Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan
bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan
pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang
ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan
kearsipan
dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.
2. Prosedur Kearsipan
Prosedur
kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan
baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara
berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan
ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:
a. Memeriksa Tanda Pelepas
Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi.
b. Menetapkan Judul Surat
Dalam
menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau
surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap
(caption)
c. Pemberian Kode
Pemberian
kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau
laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.
d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang
Biasanya
ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu.
Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam
penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.
e. Menyiapkan Map Follow Up Ship
Apabila
ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya,
maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.
f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)
Lembar
beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah
oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya
menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar